Cập nhật Có file PDF kèm ảnh mới nhất 2023

Bạn đang xem bài viết Có file PDF kèm ảnh. Hi vọng sẽ là đáp án bạn ưng ý. Cùng theo dõi nhé!

Email là công cụ giao tiếp với khách hàng hay đối tác chuyên nghiệp nhất. Email giúp cung cấp thông tin đầy đủ mà không tác động trực tiếp đến khách hàng như cuộc điện thoại. Tuy nhiên, một nhược điểm lớn là việc soạn email cũng đòi hỏi một số kỹ năng nhất định.Trong bài viết hôm nay Verbalearn sẽ hướng dẫn các bạn cách viết thư xác nhận và Một số mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh Thông dụng trong tiếng Anh thương mại.

Ý nghĩa của thư xác nhận

Xác nhận là một thuật ngữ thông dụng trong tiếng Anh thương mại, một số nghĩa chính của xác nhận:

  • xác nhận, chứng minh
  • thừa nhận, phê duyệt
  • củng cố, củng cố

Email xác nhận có nghĩa là bạn trả lời email để xác nhận một thông tin nào đó với đối tác của bên kia. Lời cảm ơn có thể là văn bản đồng ý, không đồng ý hoặc chỉ đạo cụ thể. Văn bản thư xác nhận thường được sử dụng trong tiếng Anh thương mại nên bạn cần học cách viết mẫu thư này sao cho lưu loát nhất và tránh những sai sót đáng tiếc. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo một email xác nhận hoàn chỉnh.

Những điểm cần lưu ý khi viết mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh

Những lưu ý sau tuy cơ bản và đơn giản nhưng luôn đảm bảo chúng hoàn toàn chuyên nghiệp nếu bạn thực hiện đúng. Nội dung thư xác nhận không nhiều nhưng cũng đủ để đối tác đánh giá thái độ làm việc của bạn qua từng câu chữ.

1. Dọn dẹp email mở

Không chỉ thư xác nhận, hầu hết các mẫu email đều cần có phần mở đầu ngắn gọn, rõ ràng. Tính chuyên nghiệp và thái độ của người viết thư thể hiện rõ nhất ở phần này. Trong phần này, bạn nên đề cập đến thời gian và địa điểm cụ thể. Đây là phần quan trọng nhất của tiêu đề email. Email ví dụ bắt đầu:

2. Nội dung cần nhắc

Để một lá thư phục vụ như một lời nhắc nhở, thời gian và địa điểm phải được chỉ định. Đây là cách nên làm khi bạn muốn biến email thành lời nhắc có mục đích. Ngoài ra, bạn có thể thêm một số từ gợi ý, thường là động từ, vào bức thư của bạn.

3. Ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin

Nhiều người có xu hướng viết đủ chi tiết ở đây để thể hiện các chi tiết trong email, nhưng điều này đôi khi khiến email quá dài và có nhiều thông tin thừa không cần thiết, làm mất đi tính chuyên nghiệp của email. Do đó, email xác nhận cần ngắn gọn nhưng truyền tải đủ ý tới người nhận email.

4. Đừng viết quá dài

Email quá dài khiến người đọc mất tập trung vào nội dung chính. Bạn nên đi thẳng vào vấn đề thay vì sử dụng lối viết vòng vo. Ví dụ: nếu bạn muốn viết email để xác nhận cuộc hẹn, bạn có thể hiển thị nó như sau:

Xác nhận email Xác nhận cuộc hẹn

5. Viết theo một định dạng nhất định

Các email hoàn chỉnh cần phải được viết và tuân theo một định dạng nhất định. Điều này không chỉ giúp email của bạn trông chuyên nghiệp mà còn tránh được những sai sót không đáng có. Tuy nhiên, nếu đã có kinh nghiệm viết email, bạn cũng có thể chỉnh sửa một chút để phù hợp với văn phong và bối cảnh đang diễn ra, từ đó sẽ để lại ấn tượng cho người đọc email.

Dù sử dụng định dạng nào thì bạn cũng phải đảm bảo các yếu tố bắt buộc như ngày giờ, lời chào, thân bài và kết luận. Đừng làm cho một email dài có cảm giác như nó thiếu nội dung. Sau đây là định dạng email tiêu chuẩn để xác nhận cuộc hẹn:

Email xác nhận cuộc hẹn

Các bước viết mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh

1. Sử dụng giấy in logo công ty

Sử dụng giấy có logo công ty để làm cho bức thư trang trọng hơn và thể hiện rằng đó là tài liệu chính thức của công ty. Đối với email, bạn vẫn có thể sử dụng phương pháp trên, với các chế độ soạn thảo khác nhau trên email.

Trong lời chào đầu tiên của bức thư, cần chú ý viết rõ ràng các điểm sau: tên người nhận, chức vụ, phòng ban hoặc tên công ty, địa chỉ công ty của người nhận. Bạn nên chú ý những điểm sau:

  • Thư từ cá nhân đến các công ty vẫn phải ở dạng thương mại
  • Địa chỉ và ngày của bạn được căn chỉnh ở lề trái hoặc phải
  • Một hàng sẽ chuyển đến người nhận lề trái

2. Lời chào thư phù hợp

Những lời chào phù hợp theo từng đối tượng và ngữ cảnh sẽ đảm bảo tính nghiêm túc của bức thư. Thông thường cấu trúc bạn sử dụng là Dear + Mr, Mrs, Mss,.. + tên người nhận thư. Có một số điều cần lưu ý trong phần này:

  • Người Việt dùng tên, người nước ngoài dùng họ
  • Chỉ dùng Mrs cho phụ nữ đã có gia đình.
  • Email xác nhận thông thường có thể sử dụng tên người nhận

3. Xác nhận thông tin đồng ý

Ở phần này, bạn cần trình bày lại rõ ràng những vấn đề cần giải quyết trong thư. Bạn cần làm rõ khi nào và ở đâu, đồng thời cung cấp thông tin cụ thể, hợp lý. Một số mẫu câu thường dùng là:

Tôi viết thư này để xác nhận…

→ Tôi viết thư này để xác nhận…

Tôi muốn chắc chắn…

→ Tôi muốn chắc chắn rằng…

Bức thư này là để xác nhận…

→ Bức thư này là để xác nhận…

Tôi rất vui khi được xác nhận

→ Tôi vui mừng xác nhận rằng…

Tôi rất vui khi nhận được…

→ Tôi rất vui khi nhận được…

4. Đề cập đến một cái gì đó khác

Ngoài việc trực tiếp đi đến điểm xác nhận, bức thư cũng có thể chứa đựng những thứ khác, chẳng hạn như thỏa thuận về tiền bạc, điều khoản của công ty hoặc điều gì đó có ảnh hưởng. Nhưng cần lưu ý những điểm sau:

  • Cần nhắc lại các điều khoản trong thỏa thuận chung để tránh hiểu lầm.
  • Khả năng thực hiện yêu cầu xác nhận qua email, điện thoại hoặc bằng văn bản
  • Thư xác nhận cũng có thể được coi là thư nộp đơn để bảo vệ trong trường hợp tranh chấp

5. Yêu cầu trao đổi thêm

Ở cuối tin nhắn, bạn có thể thêm một dòng để người nhận có thể liên lạc thêm với bạn nếu cần. Nội dung thường bắt đầu bằng một số mẫu câu sau:

Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin…

→ Nếu ​​bạn cần thêm thông tin, vui lòng cho chúng tôi biết

Vui lòng trả lời nếu bạn cần thêm …

→ Nếu ​​bạn cần thêm thông tin, vui lòng cho chúng tôi biết…

6. Cảm ơn người nhận

Trước khi đến phần chữ ký, bạn có thể sử dụng một số cụm từ kiểu cảm ơn, như sau:

  • cảm ơn nhiêu)
  • Trân trọng/trân trọng/trân trọng (thân ái)

ghi chú: Trong phần chữ ký của email doanh nghiệp, bạn nên sử dụng tên đầy đủ của mình.

Các bước đọc và sửa tin nhắn

1. Đọc và sửa đổi thông báo xác nhận

Khi soạn email, tin nhắn văn bản hay bất cứ thứ gì khác, bạn vẫn cần thực hiện các bước đọc và chỉnh sửa tin nhắn. Điều này càng quan trọng hơn nếu email chứa nội dung liên quan đến thỏa thuận kinh doanh. Các bước cần thực hiện bao gồm:

  • đọc lại lần nữa
  • Kiểm tra chính tả, từ còn thiếu và ngữ pháp
  • Kiểm tra dấu câu
  • Khi nào và ở đâu để kiểm tra nội dung…

2. Dùng đúng loại giấy để có máy in tốt

Nếu qua email bạn có thể vượt qua phần này. Tuy nhiên, nếu bạn đang in một lá thư kinh doanh, bạn nên sử dụng giấy có logo của bạn trên đó. Giấy tiêu chuẩn có thể được sử dụng cho thư từ không liên quan đến kinh doanh. Đặc biệt cẩn thận không viết tay trên thư kinh doanh.

3. Sử dụng phông chữ và lề chuẩn

Viết email kinh doanh bằng phông chữ tiêu chuẩn như Times New Roman hoặc Arial. Thông thường có kích thước 12 pixel, không in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân. Nếu in văn bản, cần lưu ý lề trang cần cách mép giấy khoảng 2,5cm. Lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh, các dòng cần phải thẳng hàng chứ không thể thụt vào trong như tiếng Việt.

4. Viết đơn giản và đầy đủ nội dung câu hỏi

Email xác nhận cần được viết ngắn gọn, súc tích. Đừng sử dụng quá nhiều từ ít thông tin hoặc từ liên kết. Nên sử dụng các cấu trúc ngữ pháp phổ biến, không cầu kì hay hoa mỹ. Nội dung của email nên tập trung vào vấn đề bạn đang xác nhận.

5. Giữ cho ngôn ngữ kinh doanh của bạn chuyên nghiệp

Thư xác nhận bằng tiếng Anh phải sử dụng ngôn ngữ kinh doanh và không sử dụng quá nhiều ngôn ngữ cá nhân. Điều này giúp nội dung bức thư tập trung vào chi tiết cần xác nhận và tránh phân tán sự chú ý sang các vấn đề khác. Mặc dù bức thư là trang trọng, bạn vẫn có thể sử dụng những từ cảm ơn như thế này:

Tôi rất vui khi có cơ hội được phỏng vấn cho vị trí này…

→ Tôi rất biết ơn vì đã có cơ hội được phỏng vấn cho vị trí này…

Tôi rất mong được phỏng vấn cho vị trí này…

→ Tôi rất mong được phỏng vấn cho vị trí này…

6. Khi email xác nhận được gửi

Có nhiều lý do tại sao bạn nên gửi thư xác nhận, nhưng hầu hết các lý do là để xác nhận một cuộc họp hoặc đã xảy ra sự cố. Một số trường hợp khác:

  • Các cơ hội nghề nghiệp
  • chấp nhận công việc
  • Xác nhận đơn hàng
  • Xác nhận trạng thái làm việc
  • tuyển dụng

nhận được kết luận

Đây là một cái gì đó để giúp bạn có được Mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh Nhanh nhất và dễ dàng nhất. Là một nhân viên văn phòng, viết email hay thư từ là một trong những kỹ năng quan trọng. Để có những email hoàn thiện nhất, kỹ năng tiếng Anh thương mại của bạn cũng cần cải thiện đáng kể về từ vựng, ngữ pháp và giao tiếp.

Bạn đang xem bài viết Có file PDF kèm ảnh. Chúc bạn 1 ngày vui vẻ!

Related Posts

Bỏ túi 4 cách chơi casino online không thua bất bại

Tổng hợp các cách chơi casino online không thua giúp bạn bất bại tại mọi sòng bài. Bỏ túi ngay những cách chơi được chia sẻ ngay…

Cách tải bắn cá 789win được nhiều người chơi nhất hiện nay

Bạn đã nghe về trò bắn cá hấp dẫn ở nhà cái 789win nhiều rồi nhưng không biết cách tải. Không có việc gì khó hết hãy…

Cập nhật When you see someone passionately playing Minecraft mới nhất 2023

Bạn đang xem bài viết When you see someone passionately playing Minecraft. Hi vọng sẽ là đáp án bạn ưng ý. Cùng theo dõi nhé! Bạn đã…

Cập nhật Định nghĩa, nguyên lý cấu tạo và công thức máy biến áp mới nhất 2023

Bạn đang xem bài viết Định nghĩa, nguyên lý cấu tạo và công thức máy biến áp. Hi vọng sẽ là đáp án bạn ưng ý. Cùng…

Cập nhật Cách viết thư & mẫu câu thường dùng mới nhất 2023

Bạn đang xem bài viết Cách viết thư & mẫu câu thường dùng. Hi vọng sẽ là đáp án bạn ưng ý. Cùng theo dõi nhé! Thư…

Cập nhật Surname là gì? Hiểu chính xác để không nhầm lẫn √ √ mới nhất 2023

Bạn đang xem bài viết Surname là gì? Hiểu chính xác để không nhầm lẫn √ √. Hi vọng sẽ là đáp án bạn ưng ý. Cùng…